Каждый современный человек понимает, что без документов нельзя осуществлять любую деятельность. Эра «веры на слово» прошла. Сегодня для деятельности человека нужно много документов, а предприятие требует в сотни раз больше. Большие предприятия тратят много времени и сил на делопроизводство. Данная проблема не осталась без внимания ученых-программистов, и уже сейчас можно сделать электронный документооборот, что позволит экономить время и деньги. Доставлять электронные документы будет очень быстр, а экономить деньги вы будете на краске, бумаге и электричестве – это экономически эффективное решение. Если фирма маленькая, и все отдела размещены в одном небольшом здании или офисе, то не трудно документ принести. Но, современные компании стремятся расширить свою деятельность не только на уровень государства, но и на международный уровень. Конечно, у международной компании далеко не один офис, и размещены они в разных странах. Почтой отправлять письма – это уже прошлый век. Современная организация делопроизводства требует внедрений новых технологий. Так вы сможете максимально ускорить документооборот в компании.
Хочу отметить, что основой ускоренной работы по организации делопроизводства будет служить система Интранет. Сегодня Всемирная Патина предоставляет огромную скорость передачи данных даже сверхбольших объемов. Еще одной особенностью электронного документооборота является то, что документация будет сохраняться и при необходимости поиск нужного документа осуществляется за доли секунды. Именно благодаря таким свойствам систему Интернет считают лучшей библиотекой в мире. Для начальства доступ к документам позволить следить за процессом работы, контролировать сроки выполнения заказов и т.д. Безопасность и конфиденциальность обеспечивается с помощью ограничений в доступе. Для компании (фирмы) создается корпоративный портал, доступ к которому будут иметь ограниченное число пользователей. Скажу больше, есть возможность контролировать то, кто, когда и какие документы использовал, поскольку у каждого сотрудника свой личный пароль доступа. Документы – это коммерческая тайна, за нарушение которой есть наказания, предусмотренные законами. Также не стоить путать понятия «делопроизводство» и «документооборот», хотя они между собой неразрывно связанны. Чтоб достичь успеха, нужно идти в ногу со временем!
