Коли компанія росте, разом з нею збільшується кількість дзвінків, клієнтів та хаос у комунікаціях. Пропущені виклики, перевантажені менеджери й втрачені ліди гальмують розвиток бізнесу. І саме тут на допомогу приходить віртуальна АТС. Вона дозволяє швидко адаптувати відділ продажів до збільшення навантаження, автоматизувати процеси та контролювати кожен дзвінок.
Що таке віртуальна АТС і як вона працює
Хмарна АТС — це телефонна система для бізнесу, яка працює через інтернет. Вона не потребує спеціального обладнання в офісі, адже всі налаштування та обробка дзвінків відбуваються на серверах провайдера. Завдяки цьому компанія отримує корпоративні номери, внутрішній зв’язок, зручний розподіл дзвінків, аналітику та інтеграцію з різними сервісами.
Щоб все працювало без збоїв, треба встановити якісну систему, однією з яких є віртуальна АТС від UniTalk. Складається вона з таких елементів:
- IP-телефонія (VoIP) — технологія передачі голосу через інтернет.
- Хмарний PBX-сервер — керує викликами, правилами маршрутизації та сценаріями.
- SIP-транки — канали зв’язку, які дозволяють віртуальній АТС здійснювати дзвінки у звичайну телефонну мережу (PSTN) і приймати їх із зовнішніх номерів через інтернет.
- Віртуальні номери — працюють через хмарну АТС і дозволяють приймати дзвінки в будь-якому місці.
- IVR і черги викликів — автоматизують обробку вхідних дзвінків.
- IP-телефони та софтфони — пристрої, через які менеджери приймають дзвінки.
- Аналітика й інтеграції з CRM та іншими платформами — фіксують результати комунікацій.
Працює система так. Голос клієнта передається через IP-телефонію в хмарну АТС, де виклик обробляється за заданими правилами — від голосового меню до автоматичного розподілу між менеджерами. Під час розмови дзвінок може записуватися, а після завершення — зберігатися у картці клієнта, яку система на нього завела під час першого контакту. Усе це відбувається автоматично й масштабовано, незалежно від кількості співробітників або їхнього перебування.
Як віртуальна АТС спрощує масштабування відділу продажів
Якщо плануєте ефективно розширювати відділ продажів, без віртуальної АТС не обійтись. IP-телефонія сама по собі дозволяє здійснювати дзвінки через інтернет та користуватися кількома номерами. Проте автоматичний розподіл дзвінків, IVR, скерування викликів до менеджерів, контроль якості, аналітика та інтеграція з CRM — усе це можливе лише за допомогою хмарної АТС.
Як саме віртуальна АТС дозволяє масштабувати відділ продажів:
- Хмарна система дає змогу швидко під'єднати нових співробітників. Для цього достатньо створити внутрішній номер і підключити софтфон або IP-телефон.
- Віртуальна АТС автоматично обробляє дзвінки. Клієнт спершу потрапляє на голосове меню, після чого система скеровує його до менеджера, який здатен швидко вирішити питання — без черг і зайвих затримок.
- Інтеграція з CRM дозволяє автоматично створювати ліди, підвантажувати дані про клієнта та зберігати результати дзвінків без ручного введення.
- Записи дзвінків, різні метрики, аналіз та дашборди дозволяють керівникам зрозуміти, наскільки ефективно працює відділ продажу або певний менеджер та швидко реагувати на проблеми.
- Хмарна модель економить час і бюджет. Для розширення відділу продажів немає потреби купувати дороге обладнання.
Завдяки цим можливостям віртуальна АТС дозволяє компанії рости без хаосу та оптимізувати роботу менеджерів. Вона також допомагає підвищувати конверсію продажів, навіть коли кількість клієнтів і дзвінків стрімко зростає.
Кому і коли варто впровадити віртуальну АТС
Хмарну АТС варто встановити компаніям, для яких телефонні дзвінки — важливий інструмент продажів та комунікації з клієнтами. Перш за все, це:
- Малі та середні компанії, яким потрібна повноцінна телефонна інфраструктура без значних витрат.
- Контакт-центри та відділи з великою кількістю дзвінків, де важлива черга, резервування та багатоканальна робота.
- Команди з віддаленими співробітниками або кількома офісами, щоб об'єднати усі лінії та користувачів.
- Стартапи та бізнеси з сезонними піками, яким важливо швидко підключати нові номери.
- Компанії, яким потрібні інтеграції з CRM, чат-ботами та аналітикою для автоматичної фіксації лідів та дзвінків.
Віртуальна АТС доречна й тоді, коли плануєте масштабувати відділ продажів. Вона не лише полегшить щоденну роботу команди, а й зробить бізнес гнучкішим та готовим до швидких змін. Компанія зможе оперативно реагувати на нові виклики та використовувати кожен дзвінок ефективно.
